Parution du Décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique pris en application de l’article 29 de la loi n° 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels, modifiant l’article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires.
Composition
Le dossier individuel de l’agent public est composé des documents qui intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle.
Le dossier individuel est unique. Il est tenu dans les conditions fixées par l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983.
PRINCIPES DE GESTION DU DOSSIER INDIVIDUEL SUR SUPPORT ELECTRONIQUE
Le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, soit à partir de documents établis sur support papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique.
Chaque document est classé par référence à une nomenclature cadre établie par arrêté du ministre chargé de la fonction publique.
En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’administration.
Lorsque l’autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion du dossier crée une copie sur support électronique d’un acte original établi sur support papier, elle utilise un système de numérisation dans des conditions et sous des formes garantissant sa reproduction à l’identique et la conservation pérenne du document ainsi créé. La copie conforme ainsi établie se substitue au document original sur support papier qui est détruit dans un délai fixé par l’arrêté ou la décision.
Gestion
La gestion du dossier sur support électronique recouvre les opérations de collecte, de référencement, de gestion du cycle de vie des documents, de consultation, de modification, d’exploitation, de conservation, de transfert, de suppression ou d’effacement des documents et de versement au titre des archives.
Confidentialité
L’autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion du dossier est tenue de prendre toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité du dossier sur support électronique.
L’ensemble des informations attachées aux documents doit répondre aux mêmes obligations et permettre la traçabilité des opérations de gestion.
Habilitations
Des habilitations sont délivrées par l’autorité administrative ou l’autorité territoriale aux agents chargés de la gestion des dossiers désignés à cet effet.
Pour chacun de ces agents, l’habilitation précise les documents et les types d’opérations autorisés ainsi que sa durée.
Des habilitations peuvent, le cas échéant, être délivrées, dans les limites de leur domaine d’intervention, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l’agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
Les règles de gestion des habilitations sont précisées par l’arrêté ou la décision mentionné à l’article 9.
Sécurité
L’autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion des dossiers individuels sur support électronique recourt à des fonctions de sécurité et d’interopérabilité conformes aux règles techniques fixées par les référentiels visés aux chapitres IV et V de l’ordonnance du 8 décembre 2005 et précisées par le décret du 2 mars 2007, le décret du 2 février 2010 et l’arrêté du 9 novembre 2009 permettant notamment des échanges sécurisés de données entre les autorités publiques.
Lorsque l’autorité administrative ou territoriale transfère les données correspondantes vers un support technique mutualisé placé sous la responsabilité d’une autre autorité administrative ou territoriale, cette dernière est soumise au respect de ces mêmes règles.
Mobilité
En cas de mobilité de l’agent, sous réserve des dispositions du second alinéa, le dossier sur support électronique reste géré par l’autorité administrative ou territoriale d’origine. L’autorité administrative ou territoriale d’accueil transmet à cette dernière sans délai les documents du dossier établis pendant la période où cet agent exerce des fonctions en son sein.
Lorsqu’est rompu le lien statutaire ou contractuel avec l’autorité administrative ou territoriale d’origine, le dossier sur support électronique est transféré à l’autorité administrative ou territoriale d’accueil. Lorsque celle-ci ne gère pas le dossier individuel de ses agents sous forme électronique, l’autorité administrative ou territoriale d’origine est tenue de créer sur support papier une copie conforme du dossier individuel électronique de l’agent concerné et de la lui transmettre. Le dossier électronique est alors détruit dans le délai fixé par l’arrêté ou la décision.
Support électronique
Les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par arrêté ou décision de l’autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité technique compétent.
Cet arrêté ou cette décision fixe la liste des documents et les catégories de personnels concernés ainsi que le calendrier de mise en œuvre de cette gestion. Il fixe notamment une date à compter de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l’être que sous format électronique.
Le comité technique compétent est tenu informé des systèmes d’information et procédés utilisés pour la création et la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents intéressés.
Au terme de sa durée d’utilité administrative, le dossier géré sur support électronique fait l’objet d’un archivage dans un service public d’archives au titre des archives définitives ou est éliminé sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives.
ACCES DE L’AGENT A SON DOSSIER INDIVIDUEL
Les agents dont le dossier a été dématérialisé sont tenus informés des modalités pratiques d’exercice des droits garantis au titre des articles 38 à 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée. Leur sont communiquées les coordonnées de l’autorité administrative ou territoriale auprès de laquelle ils peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification. En cas de coexistence d’un support électronique avec un support papier, la demande d’accès et de rectification est valable pour l’ensemble du dossier, quel qu’en soit le support.
La consultation du dossier sur support électronique a lieu par affichage sur écran des documents sous une forme accessible.
Un sommaire établi par référence à la nomenclature indicative et selon les conditions prévues par arrêté ou par décision facilite la consultation des documents.
Droit à rectification
L’agent adresse toute demande de rectification, de retrait ou d’ajout d’un document à l’autorité administrative ou territoriale mentionnée à l’article 11, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.
Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné.
Copie du dossier
L’agent obtient, à sa demande, une copie de tout ou partie des éléments de son dossier géré sur support électronique, dans les conditions prévues par l’article 39 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée :
? par transmission des documents correspondants à son adresse électronique professionnelle nominative ou par remise d’un support numérique ;
? ou par remise d’une copie sur support papier conforme à l’original.