Pour éviter que le fonctionnement des instances collégiales administratives ne soit figé durant la période d’état d’urgence sanitaire, l’ordonnance n°2020-347 du 27 mars 2020 prévoit la possibilité, pour les établissements publics, d’organiser des séances dématérialisées.
Ces séances dématérialisées pourront être organisées au maximum jusqu’au 10 août prochain.

Les instances concernées par la possibilité de dématérialisation : les instances collégiales administratives (CAP, CCP, CTE, CHSCT, Commission de réforme et Comité médical)

L’article 2 de l’ordonnance n°2020-347 dispose que « les commissions administratives et toute autre instance collégiale administrative ayant vocation à adopter des avis ou des décisions, notamment les instances de représentation des personnels » peuvent organiser des séances dématérialisées.

Plus précisément, peuvent être dématérialisées, les séances des Commissions administratives paritaires (CAP), des Commissions consultatives paritaires (CCP), des Comités techniques d’établissement (CTE), des Comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des Commissions de réforme et des Comités médicaux notamment dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux publics.

Les modalités de dématérialisation des séances d’instances consultatives ou délibératives

S’agissant des modalités pratiques permettant la dématérialisation des séances des instances collégiales, l’ordonnance n°2020-347 renvoie directement à l’ordonnance n°2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial.

Cette ordonnance n°2014-1329 prévoit la possibilité pour le président d’une instance de décider qu’une délibération sera organisée selon deux modalités différentes :

• Soit au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle ;
• Soit par tout procédé assurant l’échange d’écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne ou par messagerie.

Ces deux procédés de délibérations dématérialisées s’exercent à condition que :

• Les participants puissent être identifiés ;
• Les débats puissent rester confidentiels ;
• Le président et les membres de l’instance consultative ou délibérative déterminent, préalablement, :
  • les modalités d’enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ;
  • les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par l’instance.

L’ordonnance n°2014-1329 ne précise pas selon quelles modalités sont déterminées les modalités d’enregistrement et de conservations des débats ainsi que sur les modalités d’intervention des tiers.

Aussi, pour limiter le risque d’annulation d’une décision prise à la suite d’un avis ou d’une délibération rendu lors d’une séance dématérialisée, il semble opportun de déterminer ces modalités en procédant à un vote préalablement à la séance de l’instance. Ce vote pourrait être retranscrit aux termes du procès-verbal de la séance précédant la séance de l’instance.

Le cas spécifique des Conseils de discipline dans la fonction publique hospitalière

S’agissant des CAP siégeant en formation disciplinaire, l’ordonnance n°2014-1329 exclut la possibilité de recourir aux échanges d’écrits par voie électronique.

Ainsi, les Conseils de discipline organisés à distance ne peuvent avoir lieu que sous la forme d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle.

En l’absence de disposition particulière applicable aux Conseils de discipline organisés à distance, il convient de se référer aux dispositions classiques du décret n°89-822 du 7 novembre 1989.

Mais comment procéder à un vote à bulletin secret par téléphone ou visioconférence si, comme le prévoit l’article 53 du décret n°2003-655 du 18 juillet 2003, au moins un tiers des membres présents en fait la demande ?

Dans ce cas, sauf à disposer d’un système informatique permettant une anonymisation des votes, le recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle s’avèrerait totalement inadapté, ce qui risquerait de conduire à la nécessité de convoquer à nouveau, en présentiel, un conseil de discipline, de réorganiser les débats et de procéder au vote.

Aussi, il pourrait être préférable, avant la séance du Conseil de discipline, d’exclure la possibilité de recourir au vote à bulletin secret à condition que l’ensemble des membres du Conseil de discipline accepte de renoncer à ce droit.

Finalement, si l’ordonnance n°2020-347 tente d’apporter des solutions pour permettre le bon fonctionnement des instances consultatives et délibératives pendant la période d’état d’urgence sanitaire, l’absence de modalités claires et précises quant aux déroulements des séances dématérialisées fait courir un risque d’annulation pour vice de procédure des décisions prises après avis ou délibération dématérialisé.

Aussi, il apparaît opportun de privilégier, dans la mesure du possible et si cela ne porte pas atteinte aux droits des agents ou ne fige pas l’évolution de leur carrière, le report des séances pour qu’elles puissent être assurées, en présentiel, à l’issue de la période d’état d’urgence sanitaire.